Atlas

un servicio de reservas online

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Hace muchos años tuve que diseñar un servicio similar para un restaurante. Al poco le recomendé al cliente que usara un servicio «de esos» como Calendly, porque era mejor pagar un SaaS que rayarse la cabeza montándolo.

El problema real de las reservas

Hablando con otros, me di cuenta de que la mayoría de quienes gestionan reservas ni siquiera tienen «conexión» con las mesas en las que se sentarán los clientes. La mayoría de usuarios usan esos servicios, simple y llanamente, para que la gente entre por orden y para asegurarse de que el local no esté completo y de que vengan a la hora acordada.

Otra vez, haciendo una intranet para una franquicia de dentistas, querían «relacionar» sus datos con las reservas. Tras varias conversaciones con el equipo de administración —la gente que se sienta delante del cliente—, lo mismo: no tenía sentido. Se apañaban sabiendo si el especialista y el paciente coincidían; aun así, coordinar tiempos y franjas para saber cuánto iban a estar ocupados era difícil.

Con el paso de los años aprendes que el cliente igual solo necesita que mandes un SMS automático para recordar que tiene una cita 48 horas antes de que esté programada, o un buen panel claro con las citas del día, las horas a las que van a llegar y cuáles están vacías.

Hay que hablar con administración —quien lo va a utilizar— y entender muy bien que el mejor diseño es muchas veces invisible (sin interfaz): un email, un SMS, un panel sencillo, y no incluir complejidad ni funcionalidades que luego no van a querer utilizar. No porque fueran malas ideas, sino porque hay que ofrecer lo justo y necesario: que nadie en administración pierda tiempo, que el cliente sepa cuándo tiene que ir y que se resuelvan los problemas de su negocio.

Cómo reservamos hoy

Con el tiempo he visto que también han aparecido servicios para reservar por WhatsApp (en un oculista, en una cafetería o donde haga falta), además del botón —tan importante— que conviene añadir desde Google Maps.

Y, poco a poco, se están implementando buenos servicios de atención telefónica con IA. Hay algunos súper realistas, nada que ver con «esos bots» del soporte de tu operadora o de tu banco, que lo único que pillaban bien era tu teléfono y tu DNI.

Lo básico: web y panel de administración

Lo primero era crear un servicio web sencillo: un formulario agradable y muy configurable para la persona de administración.

Desde un panel de admin debe ser también fácil la primera configuración: elegir horarios, cerrar días, cancelar reservas, añadir reservas manuales o, si integras distintos canales, ver si la reserva llegó por web, WhatsApp, teléfono, manual, etc.

Si hay lista de espera, poder administrarla; y si lo has recogido en tus políticas de privacidad, guardar algunos datos del cliente para saber si ya ha reservado antes o si es su primera visita.

Cuando el proyecto crece

El proyecto se complica si piensas que algunos negocios quieren cobrar un seguro de «10 o 20 euros» por si la persona no viene —y que te lo cancele—. Podría ser que, para 1 o 2 personas según el aforo, no; pero si alguien reserva 10 sitios, a ese sí cobrarle, y todo automáticamente.

Por detrás hay muchas notificaciones que administrar por email o WhatsApp: confirmación de reserva, recordatorios, cancelaciones, etc.

También hace falta una web de documentación por si alguien se pierde y la UX no basta: bien explicada, amplia y, si hace falta, con vídeos.

Ventas y demos por nicho

Aun con todo, si montas una web de ventas para «restaurantes», «cafeterías» o «peluquerías y barberos» —descartando hoteles, que suelen ir por Booking— hace falta un equipo de ventas y demos sencillas por nicho que expliquen el valor de usar Atlas frente a la competencia.

En resumen

Cuando todo empezó como una demo, hablé con posibles comerciales que ya tienen clientes o a quienes les puede interesar el proyecto, y con uno de mis socios para pensar una arquitectura de software en SaaS —o quizá más por instancias— robusta para miles de reservas al día.

Para que el proyecto no se pierda por el camino, Atlas tiene muchos frentes:

  • El servicio básico: reservar vía web y admin completo.
  • Integración sencilla con sistemas de notificaciones (email, etc.).
  • Integraciones: teléfono con IA, bot de WhatsApp, cobros.
  • Ventas: facturación, onboarding, marketing, campañas…
  • Web de marketing.
  • Blog, changelog y documentación.

Ya tenemos mucho avanzado y se puede ir enseñando, pero quería publicar este post como ejemplo de que no hay proyecto sencillo que no acabe complicándose: esto es solo lo básico para que funcione.

Mi objetivo es que reservar una cita sea fácil y agradable, tanto para quien la pide como para el negocio que la recibe.

Seguiremos informando de avances.

— Jano